TOWN OF LAKE PLACID

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 TOWN OF
LAKE PLACID
LIMITED ENGLISH PROFICIENCY PLAN

  311 West Interlake Boulevard
Lake Placid, Fl. 33852
Telephone 863-699-3747
www.lakeplacidfl.net

 Effective August 12, 2014

 

PURPOSE

This document is intended to establish policy and practice for the Town of Lake Placid when encountering persons with Limited English Proficiency.   It is the intent of the Town of Lake Placid to provide access to all individuals accessing services and assistance.  Limited English Proficiency (LEP) individuals are to be informed of the availability of free interpretation and translation services when it appears that the individual is not able to communicate effectively in English. Such services will be provided during all normal business hours and when an emergency has been determined to exist during non-business hours.   Such services shall be provided within the constraints of the Town of Lake Placid budget.

 

At no time will any Town of Lake Placid employee indicate either verbally or in writing that any LEP applicant or client accessing Town of Lake Placid services will be charged for interpretation or translation services.  

 

Dissemination of the Limited English Proficiency Plan is to occur via many routes. Any individual will be able to access the plan via the Internet on the Town of Lake Placid web site. All town employees will have access to the plan via the Internet and through paper copy dissemination, in both English and Spanish.     Paper copies will also be available in English and in Spanish for applicants and clients in the waiting area(s).  LEP individuals can obtain copies and/or translations upon request.

 

LANGUAGE ASSISTANCE RESOURCES OFFERED

 

Limited English Proficiency Populations to Be Served

Currently, Census surveys and employee surveys have identified Spanish speaking LEP individuals as the only persons ever encountered in the Town of Lake Placid in the past five years, other than occasional unpredictable police traffic stops on persons who speak other languages.     The Town of Lake Placid’s current population as of 2014 was 2,223 with 1,024 of those residents being Hispanic and 18 being some other race.

 

Surveys of town department heads indicate a high probability of contacts with LEP persons who speak Spanish on an average of about ten per week.  Persons speaking other languages have not been encountered in the past five years with the exception of unpredictable encounters of police traffic stops of persons from foreign countries.

 

PROCEDURE TO ACCESS LANGUAGE ASSISTANCE

 

Means of Providing Interpretive Services

Currently Spanish interpretation and translation is available with services provided by translating widgets used on the Town of Lake Placid website at www.lakeplacidfl.net.  Such widgets have been used throughout the Town of Lake Placid’s website and all other websites utilized by the Town of Lake Placid to offer translation in Spanish and in several languages remotely encountered within the Town of Lake Placid.

 

Select Town of Lake Placid employees and interpreters from the town maintained interpreter’s list, are available during normal working hours to offer such services. These employees and interpreters will be utilized to facilitate transactions within the Town of Lake Placid normal transactions whenever possible.

 

Town employees have also received training in elementary Spanish communications and telephonic devices and applications capable of interpreting languages are furnished to employees of all departments at the town’s expense.

 

While bilingual staff may not be available to interpret for any language encountered, many other departments and divisions have other bilingual staff available to meet the needs of many LEP individuals.

 

The small size of the Town of Lake Placid’s work force enables staff at all levels to know those persons capable of speaking other languages.    Regular communications, generally by emails, regularly announce new employees and interpreters available to the Town of Lake Placid.

 

Use of bilingual staff: Each Town of Lake Placid department will be contacted to provide a list of all staff persons within their department that are bilingual. Due to the constantly changing workforce composition, this list may change frequently. With this list, and depending upon immediate availability of bilingual staff members, interpretation can be provided via telephone, instant messaging, or in person.

 

If the client has been offered free interpretive services and chooses to utilize his/her own interpreter i.e., friend, family member or community member that will be allowed.

 

When confronted with a situation in which the client is illiterate cannot read or write in his or her own language the staff person, with assistance from an interpreter, will assist the LEP individual in the completion of necessary forms and documents.

 

When individuals require access to services within short time frames, the staff member in consultation with a Supervisor or Manager will take whatever steps deemed necessary to ensure that all clients, including LEP clients, have access to services within the appropriate time frame. The goal is to make its services accessible within the required time frame, whether that means using an interpreter or another appropriate type of language assistance.

 

Document Translation

The need for assistance in the application process for many Town of Lake Placid programs poses some unique challenges. While the Town of Lake Placid employs staff with the ability to assist in these functions, they are not able to cover all language needs in all locations. While many application forms and critical documents are available in translated format, low literacy rates in some LEP populations, a lack of translated materials in all languages, and a lack of translated information on such topics as program eligibility, income and asset limits present additional challenges to Town staff.

 

Through a process of prioritization, the Town Administrator and Department Heads of the Town government will identify common, critical, and vital documents to be translated into Spanish. Translation into other languages will depend upon demand.   A list of these documents will be maintained on the Town website.

 

Complaints

Complaints of a Limited English Proficiency nature will be forwarded to the Town Administrator or Mayor, with the expectation that an inquiry will be conducted in a timely manner.   If any of the issues involve Federal/State protected classes, and a possible violation of any Town of Lake Placid non-discrimination policy, staff will consult legal guidance.

 

The Town Administrator or Mayor will review the complaint, conduct interviews with all parties, and pursue a course of corrective action.

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CIUDAD DE
LAKE PLACID
LIMITADA EN INGLÉS PLAN

311 West Interlake bulevar
Lake Placid, Fl. 33852
Teléfono 863-699-3747
www.lakeplacidfl.net

A partir del 12 de agosto 2014
 

PROPÓSITO
Este documento tiene por objeto establecer las políticas y prácticas para la Ciudad de Lake Placid cuando se enfrentan las personas con Dominio Limitado del Inglés. Es la intención de la ciudad de Lake Placid para proporcionar el acceso a todas las personas que acceden a servicios y asistencia. Inglés (LEP) son individuos limitados para ser informado sobre la disponibilidad de servicios de interpretación y traducción gratuitas cuando parece que el individuo no es capaz de comunicarse efectivamente en Inglés. Tales servicios se prestarán durante todas las horas de oficina normales y cuando una emergencia se ha determinado que existe durante las horas no laborables. Tales servicios se prestarán dentro de las limitaciones de la Ciudad de presupuesto Lake Placid.

En ningún momento la Ciudad de empleado Lake Placid indicar - ya sea verbalmente o por escrito - que cualquier ciudad LEP solicitante o cliente que accede a servicios de Lake Placid se le cobrará por los servicios de interpretación o traducción.

Difusión del Plan de Dominio Limitado del Inglés es que se produzca a través de muchas rutas. Cualquier persona podrá acceder al plan a través de Internet en la ciudad de sitio web Lake Placid. Todos los empleados de la ciudad tendrán acceso al plan a través de Internet ya través de papel de copia difusión, tanto en Inglés y Español. Las copias en papel también estarán disponibles en Inglés y en Español para los solicitantes y clientes en la zona de espera (s). Individuos LEP pueden obtener copias y / o traducciones a petición.

ASISTENCIA DE IDIOMAS RECURSOS OFRECIDOS

Dominio Limitado del Inglés Poblaciones para ser servido
Actualmente, las encuestas de censo y encuestas a los empleados han identificado español hablando individuos LEP como las únicas personas jamás encontradas en la ciudad de Lake Placid en los últimos cinco años, excepto de vez en cuando la policía de tráfico impredecibles detiene a las personas que hablan otros idiomas. La Ciudad de la población actual de Lake Placid a partir de 2014 fue 2.223, con 1.024 de los residentes es hispano y 18 de ser alguna otra raza.

Encuestas de los jefes de departamento de la ciudad indican una alta probabilidad de contactos con personas LEP que hablan español en una media de alrededor de diez por semana. Las personas que hablan otros idiomas no se han encontrado en los últimos cinco años, con la excepción de los encuentros impredecibles de paradas de tráfico de la policía de las personas procedentes de países extranjeros.

PROCEDIMIENTO PARA LA ASISTENCIA DE IDIOMAS DE ACCESO

Vía para prestar servicios de interpretación
Actualmente la interpretación y la traducción española disponible con los servicios prestados por la traducción de los widgets usados ​​en la Ciudad del Web site Lake Placid en www.lakeplacidfl.net. Estos reproductores se han utilizado a lo largo del casco de la página web de Lake Placid y todos los otros sitios web utilizados por la ciudad de Lake Placid de ofrecer traducción en español y en varios idiomas se encuentran a distancia dentro de la ciudad de Lake Placid.

Seleccionar Ciudad de empleados Lake Placid e intérpretes de la ciudad mantiene la lista del intérprete, están disponibles durante las horas normales de trabajo para ofrecer este tipo de servicios. Estos empleados e intérpretes serán utilizados para facilitar las transacciones dentro de la Ciudad de las transacciones normales Lake Placid siempre que sea posible.

Empleados de la ciudad también han recibido capacitación en comunicaciones españolas elementales y dispositivos telefónicos y aplicaciones capaces de idiomas de interpretación están amuebladas a los empleados de todos los departamentos, a expensas del pueblo.

Mientras que el personal bilingüe puede no estar disponible para interpretar para cualquier idioma encontrado, muchos otros departamentos y divisiones tienen otro personal bilingüe disponible para satisfacer las necesidades de muchas personas con LEP.

El pequeño tamaño de la Ciudad de la fuerza laboral de Lake Placid permite al personal en todos los niveles para saber esas personas capaces de hablar otros idiomas. Comunicaciones periódicas, generalmente por correo electrónico, anuncian regularmente nuevos empleados e intérpretes disponibles para la ciudad de Lake Placid.

El uso de personal bilingüe: Cada ciudad de Lake Placid departamento se pondrá en contacto para proporcionar una lista de todas las personas del personal dentro de su departamento que son bilingües. Debido a la composición de la fuerza de trabajo en constante cambio, esta lista puede cambiar con frecuencia. Con esta lista, y dependiendo de la disponibilidad inmediata de personal bilingüe, la interpretación puede ser proporcionada a través del teléfono, mensajería instantánea, o en persona.

Si el cliente se ha ofrecido servicios de interpretación gratuitos y opta por utilizar su / su propio intérprete - es decir, un amigo, un familiar o miembro de la comunidad - que se permitirá.

Cuando nos enfrentamos a una situación en la que el cliente es analfabeto - no puede leer o escribir en su propia lengua - el miembro del personal, con la ayuda de un intérprete, que ayuden al individuo LEP en la cumplimentación de los formularios y documentos necesarios.

Cuando las personas necesitan tener acceso a los servicios en los plazos cortos, el miembro del personal - en consulta con un supervisor o gerente - tomará las medidas que considere necesarias para asegurar que todos los clientes, incluidos los clientes LEP, tengan acceso a servicios dentro del marco de tiempo apropiado. El objetivo es hacer que sus servicios sean accesibles dentro del plazo requerido, ya que significa el uso de un intérprete o de otro tipo apropiado de ayuda con el idioma.

Traducción de documentos
La necesidad de asistencia en el proceso de solicitud de muchos de los programas de Town Lake Placid plantea algunos retos únicos. Mientras que la ciudad de Lake Placid emplea a personal con la capacidad de ayudar a estas funciones, no son capaces de cubrir todas las necesidades de idiomas en todos los lugares. Mientras que muchos formularios de solicitud y los documentos críticos están disponibles en formato traducido, las bajas tasas de alfabetización en algunas poblaciones LEP, la falta de materiales traducidos en todos los idiomas, y la falta de información traducida en temas como los límites de elegibilidad del programa, ingresos y bienes presentan desafíos adicionales al personal de la ciudad.

A través de un proceso de priorización, los jefes de gobierno de la ciudad de Ciudad del administrador y del Departamento identificarán los documentos comunes, críticos y vitales para ser traducidos al español. La traducción a otros idiomas dependerá de la demanda. Una lista de estos documentos se mantendrá en el sitio web de Ciudad.

Quejas
Las quejas de naturaleza limitada de Inglés se remitirán al Administrador Municipio o Mayor, con la expectativa de que una investigación se llevará a cabo en el momento oportuno. Si ninguna de las cuestiones implican clases / estatales protegidas federales, y una posible violación de cualquier ciudad de Lake Placid política de no discriminación, el personal consultará orientación jurídica.

El administrador de la ciudad o el alcalde revisará la queja, realizar entrevistas con todas las partes, y llevar a cabo un curso de acción correctiva.